Quản trị hiệu quả nợ phải thu hướng đến tăng khả năng sinh lợi tại Công ty cổ phần Xi Măng Đỉnh Cao

MỤC LỤC Trang TRANG PHỤ BÌA LỜI CAM ĐOAN MỤC LỤC DANH MỤC KÝ HIỆU VÀ CHỮ VIẾT TẮT DANH MỤC BẢNG, SƠ ĐỒ, HÌNH ẢNH TÓM TẮT ABSTRACT NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ PHẦN MỞ ĐẦU ................................................................................................................ 1 1. Tính cấp thiết của đề tài................................................................................................... 1 2. Mục tiêu nghiên cứu ........................................................................................................ 2 3. Phương pháp nghiên cứu ................................................................................................. 3 4. Ý nghĩa thực tiễn của luận văn tại đơn vị nghiên ............................................................ 3 NỘI DUNG ......................................................................................................................... 5 CHƯƠNG 1: KẾ TOÁN NỢ PHẢI THU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XI MĂNG ĐỈNH CAO..................................................................................................................................... 5 1.1 Giới thiệu đơn vị nghiên cứu – Công Ty Cổ Phần Xi Măng Đỉnh Cao ........................ 5 1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty....................................................... 5 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của công ty........................................................................ 5 1.1.3 Quy mô Công ty................................................................................................... 6 1.2 Bối cảnh ngành và Công Ty Cổ Phần Xi Măng Đỉnh Cao.......................................... 15 1.2.1 Ngành nghề kinh doanh:.................................................................................... 15 1.2.2 Ứng dụng công nghệ thông tin: ......................................................................... 16 1.2.3 Định hướng phát triển: ...................................................................................... 16 1.2.4 Thuận lợi, khó khăn và tình hình phương hướng phát triển.............................. 17 1.3 Tổ chức công tác quản trị hiệu quả nợ phải thu hướng đến tăng khả năng sinh lợi.... 19 KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 .................................................................................................. 23 CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN NỢ PHẢI THU ................... 24 2.1 Cơ sở lý luận................................................................................................................ 24 2.2 Tổng quan các nghiên cứu liên quan đến mục tiêu của đề tài..................................... 24 2.3 Lý thuyết nền vận dụng giải quyết trong kế toán nợ phải thu ..................................... 26 2.3.1 Lý thuyết bất định .............................................................................................. 26 2.3.2 Lý thuyết các bên liên quan ............................................................................... 27 KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 .................................................................................................. 28 CHƯƠNG 3: KIỂM CHỨNG QUẢN TRỊ HIỆU QUẢ NỢ PHẢI THU LÀM TĂNG KHẢ NĂNG SINH LỢI CỦA CÔNG TY – DỰ ĐOÁN NGUYÊN NHÂN VÀ TÁC ĐỘNG................................................................................................................................ 29 3.1 Kiểm chứng vấn đề cần giải quyết .............................................................................. 29 3.1.1 Thực trạng quy trình bán hàng – thu tiền tại Công ty Cổ Phần Xi Măng Đỉnh Cao .............................................................................................................................. 29 3.1.2 Rủi ro kiểm soát trong quy trình bán hàng – thu tiền ........................................ 38 3.2 Ứng dụng phương pháp định tính để phân tích và kết luận trong việc nhận định vấn đề cần giải quyết tại Công ty Cổ Phần Xi Măng Đỉnh Cao............................................... 41 3.2.1 Đối tượng khảo sát:............................................................................................ 41 3.2.2 Kết quả khảo sát:................................................................................................ 42 3.3 Kết luận tồn tại sự ảnh hưởng của quản lý công nợ đến khả năng sinh lợi của Công ty. ........................................................................................................................................... 44 KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 .................................................................................................. 47 CHƯƠNG 4: KIỂM CHỨNG NGUYÊN NHÂN QUẢN TRỊ HIỆU QUẢ CÔNG NỢ TÁC ĐỘNG LÀM TĂNG KHẢ NĂNG SINH LỢI CỦA CÔNG TY ............................ 49 4.1 Kiểm chứng nguyên nhân quản trị hiệu quả công nợ tác động làm tăng khả năng sinh lợi tại Công ty Cổ Phần Xi Măng Đỉnh Cao...................................................................... 49 4.1.1 Thực tế ảnh hưởng của quản lý công nợ đến khả năng sinh lợi của Công ty.... 49 4.1.2 Nhóm nguyên nhân chính & ưu tiên giải quyết................................................. 51 4.2 Đề xuất giải pháp cho hoạt động quản trị hiệu quả nợ phải thu nhằm mục tiêu gia tăng lợi nhuận ............................................................................................................................ 51 KẾT LUẬN CHƯƠNG 4 .................................................................................................. 54 CHƯƠNG 5: KẾ HOẠCH TRIỂN KHAI GIẢI PHÁP QUẢN TRỊ HIỆU QUẢ NỢ PHẢI THU HƯỚNG ĐẾN GIA TĂNG KHẢ NĂNG SINH LỢI TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XI MĂNG ĐỈNH CAO ......................................................................................... 55 KẾT LUẬN CHƯƠNG 5 .................................................................................................. 57 KẾT LUẬN ...................................................................................................................... 58 1. Kết quả nghiên cứu:....................................................................................................... 58 2. Những hạn chế trong quá trình nghiên cứu: .................................................................. 58 TÀI LIỆU THAM KHẢO............................................................................................... 59 PHỤ LỤC ......................................................................................................................... 61 DANH MỤC KÝ HIỆU & CHŨ VIẾT TẮT ROA Return On Asset, tỷ suất sinh lợi trên tài sản EBITDA Earning Before Interest, Tax, Depreciation & Amortization DSO Days Sales Outstanding, kỳ thu tiền bình quân DPO Days Payment Outstanding, kỳ thanh toán bình quân DIO Days Inventory Outstanding, kỳ lưu kho bình quân CCC Cash Convertion Cycle, vòng quay tiền mặt CP Cổ Phần BP Bộ Phận NVL Nguyên Vật Liệu KH Khách Hàng DDKD Đại diện kinh doanh GSKD Giám sát kinh doanh QLKD Quản lý kinh doanh CCU Chuỗi cung ứng DVKH Dịch vụ khách hàng HĐ Hoá đơn PGH Phiếu giao hàng TNCN Thu nhập cá nhân BHXH Bảo hiểm xã hội BHTN Bảo hiểm thất nghiệp BCTC Báo cáo tài chính KM Khuyến Mãi TBKM Thông Báo Khuyến Mãi SCG The Siam Cement Group Public Company Limited SCCC The Siam City Cement Company Limited DANH MỤC BẢNG Bảng 2.1: Chiến lược khách hàng theo quan hệ thanh toán 13 Bảng 3.1: Chứng từ sử dụng trong hoạt động xử lý đơn đặt hàng 24 Bảng 3.2: Chứng từ sử dụng trong hoạt động xuất giao hàng và lập hóa đơn 27 Bảng 3.3: Chứng từ sử dụng trong hoạt động thu tiền bán hàng 30 Bảng 3.4: Rủi ro, mục tiêu và hoạt động kiểm soát trong quy trình 33 Bảng 4.1: Bảng so sánh các chỉ tiêu tài chính qua các năm 43 Bảng 5.1: Kế hoạch triển khai & Quy định trách nhiệm phối hợp các bộ phận 48 DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 2.1: Ngôi nhà TOPCEMT 4 Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức của Công ty Cổ phần Xi măng Đỉnh Cao 6 Sơ đồ 2.3: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán 9 Sơ đồ 3.1: Sơ đồ hạch toán lệnh sản xuất 25 Sơ đồ 3.2: Sơ đồ hạch toán giá vốn, doanh thu, công nợ khách hàng 29 Sơ đồ 3.3: Sơ đồ hạch toán thu tiền bán hàng 32 Sơ đồ 3.4: Sơ đồ xương cá ảnh hưởng quản tri công nợ đến lợi nhuận 40 DANH MỤC LƯU ĐỒ Lưu đồ 3.1: Xử lý đơn đặt hàng 24 Lưu đồ 3.2: Xuất giao hàng và lập hóa đơn 26 Lưu đồ 3.3: Ghi nhận doanh thu, nợ và quản lý nợ phải thu 28 Lưu đồ 3.4: Thu tiền mặt từ Đại Diện Kinh Doanh 30 Lưu đồ 3.5: Thu tiền khách hàng qua ngân hàng 31 DANH MỤC BIỂU ĐỒ Biểu đồ 2.1: Hệ thống phân phối Xi Măng của TOPCEMT 5 Biểu đồ 2.2: Tình hình về cung - cầu của xi măng Việt Nam giai đoạn 1995-2020 15 DANH MỤC HÌNH Hình 2.1: Logo công ty 4 Hình 2.2: Bộ nhận diện sản phẩm 13 TÓM TẮT Đề tài là một nghiên cứu ứng dụng thực tiễn liên quan đến ngành nghề sản xuất & thương mại xi măng. Với mục tiêu giải quyết các vấn đề về quản lý hiệu quả công nợ phải thu khách hàng nhằm hướng tới tăng khả năng sinh lợi tại Công ty Cổ Phần Xi Măng Đỉnh Cao. Đơn vị sản xuất & thương mại tại thị trường Việt Nam với 45 tỉnh thành trên cả nước thông qua hệ thống bán sĩ là nhà phân phối & khách lẻ là cửa hàng vật liệu xây dựng tại địa phương. Quản lý hiệu quả công nợ đồng nghĩa với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn. Đặc biệt khi mà thị trường cạnh tranh khốc liệt hơn, các thương hiệu ngoại được đầu tư phát triển tại Việt Nam, cũng dễ hiểu khi bất chấp doanh nghiệp tăng trưởng hay kinh doanh có lãi vẫn bị phá sản, đóng cửa, thoát thị trường,… bởi chính sách bán chịu chưa thực sự hiệu quả. Bằng phương pháp định tính, sử dụng bổ trợ của các công cụ khảo sát, phỏng vấn, thống kê, tổng hợp & phân tích dữ liệu đề tài đưa ra vấn đề tồn tại cũng như đề xuất các giải pháp tương đồng trong điều kiện về hệ thống, con người & mức độ đầu tư của đơn vị để ứng dụng giải quyết vấn đề và phù hợp với mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp. Trong quá trình thực hiện và trao đổi tương tác giữa tác giả và đại diện ban giám đốc doanh nghiệp thì hiện nay các giải pháp áp dụng ngay đã được thực hiện và qua đó đề tài cũng có các đóng góp thiết thực nhất định trong công tác quản lý hiệu quả nợ phải thu của Công ty Cổ Phần Xi Măng Đỉnh Cao. ABSTRACT This research is a practical applied research related to cement production & trade. With the goal of solving the problems of effective management of customer receivables, aiming to increase profitability at Topcemt Joint Stock Company. Manufacturing & trading units in Vietnam market with 45 provinces and cities across the country through the wholesale system is the distributor & retailer is a local building materials store. Effective management of debt means improving the efficiency of capital using. Especially when the market is more competitive, foreign brands are invested and developed in Vietnam, it is easy to understand that regardless of whether the business grows or the profitable business is still bankrupt, closed, exit the market, ... because selling policies for receivable debts are not really effective. By qualitative methods, using complementary tools of surveying, interviewing, statistical, synthesizing & analyzing data of this research, the problem is proposed as well as proposed similar solutions under conditions about system, people & level of investment of the unit to apply problem solving and in accordance with the strategic goals of the business. In the process of implementing and discussing interactions between the author and the representative of the enterprise management board, the immediate application solutions have been implemented and thereby this research also has certain practical contributions in the public. Effective management of receivable debts of Topcemt Joint Stock Company. NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ 1 PHẦN MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Kinh tế Việt Nam đang trên đà hội nhập là cơ hội để tiếp cận và vận dụng công nghệ tiên tiến từ các nước phát triển trên Thế Giới. Bên canh đó, doanh nghiệp Việt Nam cũng phải đối mặt với nhiều thách thức. Để tồn tại & đứng vững doanh nghiệp Việt Nam phải năng động hơn, không chỉ dừng lại ở việc có chiến lược kinh doanh khôn khéo, có một đội ngũ nhân viên lành nghề, … mà còn đòi hỏi công tác quản lý, quản trị cần phải được quan tâm đúng mức. Sau 10 năm có mặt trên thị trường, nhãn hiệu xi măng TOPCEMT với các dòng sản phẩm xi măng đã xây dựng được chuỗi cung ứng với mô hình bán lẻ, bán sỉ nhân rộng đến 45 tỉnh thành là kết quả đáng lưu ý về mặt thị trường. Từ 2013 đến nay khủng hoảng thừa xi măng là thách thức lớn và cũng là căn nguyên làm cho thi trường cung ứng nguyên vật liệu xây dựng – xi măng trở nên cạnh tranh khốc liệt hơn. Theo báo cáo của Hiệp hội xi măng Việt Nam (VNCA) được đăng tải trên trang chính vatlieuxaydung.org.vn thì thị trường xi măng năm 2012 tăng trưởng 2% - 3% đạt mức tiêu thụ 50 triệu tấn/năm nhưng sang 2013 nếu 8 nhà máy mới hoạt động đúng tiến độ thì lượng khủng hoảng thừa có thể lên đến 26 triệu tấn, khi đó khủng hoảng thừa ở mức 40%. Trong cuộc cạnh tranh để tồn tại khi dư thừa công suất, cơ hội sẽ dành cho doanh nghiệp sử dụng công nghệ tiên tiến, hệ thống quản trị tốt và hệ thống phân phối mạnh. TOPCEMT nắm rõ yêu cầu tồn tại trên nên dù là thương hiệu mới nhưng đã rất chú trọng đầu tư công nghệ để nâng cao năng lực cạnh tranh như đầu tư, xây dựng hệ thống bán hàng DMS, hệ thống quản trị toàn diện Erp-SAP,… và quan tâm công tác đào tạo, huấn luyện đội ngũ bán hàng năng động để có được hệ thống phân phối sỉ & lẻ nhân rộng đến 45 tỉnh thành. Hiện nay Công ty tiếp tục chú trọng hơn nữa là xây dựng hệ thống quản trị hữu hiệu để sử dụng hiệu quả nhất các nguồn lực của mình để đảm bảo sẵn sàng cho các thách thức mới sau khi có hàng loạt các thương vụ mua bán sáp nhập giữa SCCC (Thái Lan) mua Holcim 2 Việt Nam cho ra đời thương hiệu mới INSEE, SCG (tập đoàn xi măng số 1 tại Thái Lan – 45% thị phần) mua 100% Sông Gianh, PT Semen Indonesia mua lại 70% xi măng Thăng Long. (Trích thông tin từ Buớc chân người khổng lồ - tựa theo bản in trên tạp chí Forbes Việt Nam, số 73, tháng 06.2019) Tận dụng cơ hội từ các thưong vụ trên Công ty nhanh chóng gia tăng bán hàng và đạt mức tăng trưởng trên 30% vào năm 2017 (Báo cáo bán hàng, BP Kế toán) nhờ vào các chính sách điều chỉnh về bán chịu, chiết khấu khuyến mãi mở mới hấp dẫn. Dù Công ty chú trọng ứng dụng SAP nhưng hiện nay hệ thống báo cáo công nợ chỉ thiết lập báo cáo tuổi nợ là chưa phù hợp với tình hình thực tế tại đơn vị khi mà mỗi khách hàng lại có một kỳ hạn thanh toán khác nhau. Ngoài ra, đơn hàng dù vượt hạn mức hay khách hàng dù nợ quá hạn thì vẫn được xem xét duyệt theo phân quyền thay vì ráo riết thu nợ cũ để tiếp tục đặt hàng. Hơn nữa, theo cơ cấu nguồn vốn thì 20% có nguồn gốc vốn vay nếu nợ phải thu tăng và đặc biệt nợ quá hạn tăng thì chi phí tài chính Công ty hiển nhiên cũng tăng và tác động giảm trực tiếp lợi nhuận của đơn vị. Công ty Cổ Phần Xi Măng Đỉnh Cao là đơn vị thực hiện gia công từ đối tác & thương mại xi măng đến khách hàng vì vậy hoạt động bán hàng như là xương sống của Công ty. Cùng với mối quan tâm của ban lãnh đạo về hệ thống quản trị nói chung và quản trị nợ phải thu nói riêng để gia tăng hiệu quả kinh doanh. Với nhận thức & để giải quyết vấn đề nêu trên tác giả đã chọn đề tài nghiên cứu ứng dụng tại đơn vị “QUẢN TRỊ HIỆU QUẢ NỢ PHẢI THU HƯỚNG ĐẾN TĂNG KHẢ NĂNG SINH LỢI TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XI MĂNG ĐỈNH CAO”. 2. Mục tiêu nghiên cứu Thông qua việc xem xét hoạt động quản trị nợ phải thu hiện tại tác giả chỉ ra các hạn chế tồn tại, xác định nguyên nhân và đề xuất giải pháp cũng như kế hoạch hành động để khắc phục các hạn chế trong công tác quản trị nợ phải thu nhằm hướng đến tăng khả năng sinh lợi tại Công ty. 3 3. Phương pháp nghiên cứu Để đạt được mục tiêu nghiên cứu ở trên, đề tài thực hiện dựa trên cơ sở áp dụng phương pháp định tính, nghiên cứu tài liệu bao gồm: Nghiên cứu tài liệu lý thuyết: o Văn bản pháp luật hiện hành o Tài liệu về quy trình, chính sách lưu hành nội bộ o Nghiên cứu có liên quan Phương pháp định tính: Trên cơ sở đó, Đề tài đã đồng thời sử dụng phương pháp phân tích định tính bằng việc quan sát, phỏng vấn, khảo sát kết hợp với các công cụ phân tích, so sánh số liệu, thống kê và tổng hợp dữ liệu để xác định nguyên nhân hạn chế, đề xuất giải pháp cũng như kế hoạch hành động nhằm hoàn thành mục tiêu đã đề ra. Thu thập dữ liệu và phân loại: Dựa vào đặc điểm dữ liệu và đề tài mà nguồn dữ liệu luận văn chủ yếu là tư liệu văn bản, báo cáo, bảng kê và tư liệu thông qua lời kể, trả lời phỏng vấn Dữ liệu luận văn sử dụng gồm 2 dạng: o Dữ liệu sơ cấp: dữ liệu thu thập thông qua việc trả lời phỏng vấn bảng câu hỏi nghiên cứu o Dữ liệu thứ cấp: báo cáo tài chính, báo cáo bán hàng, báo cáo thu tiền, báo cáo công nợ, bảng chỉ tiêu thưởng nhân viên bán hàng (KPI),… 4. Ý nghĩa thực tiễn của luận văn tại đơn vị nghiên - Đề tài nghiên cứu áp dụng hiệu quả công tác quản trị nợ phải thu hướng đến tăng khả năng sinh lợi tại Công ty Cổ Phần Xi Măng Đỉnh Cao trong điều kiện tổ chức bán hàng theo hệ thống bán sỉ & lẻ. 4 - Đề tài nghiên cứu cho thấy ảnh hưởng quản trị công nợ đến khả năng sinh lợi của doanh nghiệp & giải pháp thiết thực về quản trị hiệu quả công nợ cho các công ty vật liệu xây dựng cũng như doanh nghiệp tổ chức hệ thống cung ứng bán lẻ - Ngoài ra, đề tài nghiên cứu cũng cho thấy được vai trò kế toán trong công tác quản trị của doanh nghiệp. Theo đó, Kế toán tham gia phối hợp cùng phòng ban nâng cao vai trò kiểm soát thay vì vai trò cổ điển, thông thường của kế toán như Điều 4 Luật kế toán hiện hành số 88/2015/QH13 được ban hành ngày 20 tháng 11 năm 2015. - Kết quả nghiên cứu là tài liệu có giá trị tham khảo đối với các doanh nghiệp có tổ chức bán sĩ (thông qua hệ thống nhà phân phối) và tổ chức bán lẻ (thông qua đội ngũ bán hàng tại địa phương) 5 NỘI DUNG CHƯƠNG 1: KẾ TOÁN NỢ PHẢI THU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XI MĂNG ĐỈNH CAO 1.1 Giới thiệu đơn vị nghiên cứu – Công Ty Cổ Phần Xi Măng Đỉnh Cao 1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty CÔNG TY CỔ PHẦN XI MĂNG ĐỈNH CAO thành lập theo giấy Chứng Nhận Đăng Ký Kinh Doanh số 2901121028 do Sở Kế Hoạch Đầu Tư Tỉnh Nghệ An cấp ngày 11/08/2009.  Tên tiếng Anh: TOPCEMT JOINT STOCK COMPANY  Tên rút gọn: TOPCEMT  Tài khoản: 2.0000.106.0000.863 – NH TMCP Bắc Á, CN TP. HCM  Đại diện pháp luật: Ông Nguyễn Mạnh Cường – Tổng Giám Đốc  Mã số thuế: 2901121028  Website: www.topcemt.vn & www.dms.topcemt.vn  Trụ sở chính: 166 Nguyễn Thái Học, thành phố Vinh, tỉnh Nghệ An  Chi nhánh miền Nam: Tòa nhà Sông Đà, số 14B Kỳ Đồng, Phường 09, Quận 3 TP.HCM.  Chi nhánh miền Bắc: Tòa tháp ICON 4, P.1603, tầng 16 số 243A, đường Đê La Thành, Phường Láng Thượng, Quận Đống Đa, Hà Nội.  Chi nhánh Đà Nẵng: 130-132 Bạch Đằng, Phường Hải Châu I, Quận Hải Châu, Đà Nẵng.  Nhà máy Hà Nam: QL1, Thôn Cổ Động, Xã Thanh Hải, Huyện Thanh Liêm, Tỉnh Hà Nam.  Logo Công ty: (Hình 2.1: Logo công ty) 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của công ty 6 Ba giá trị văn hóa cốt lõi của TOPCEMT: TÂM HUYẾT - SÁNG TẠO - TÔN TRỌNG Sơ đồ 2.1: Ngôi nhà TOPCEMT Bước chân vào lĩnh vực sản xuất và cung cấp những giải pháp xi măng chuyên nghiệp từ tháng 07/2009, TOPCEMT hiểu rõ những khó khăn và thách thức phía trước trên con đường chinh phục thị trường đầy hấp dẫn này. Sau một thời gian chuẩn bị kỹ càng TOPCEMT đã sẵn sàng và tự tin trên con đường định hướng đã chọn. Ngày 05/01/2010 đánh dấu một cột mốc quan trọng đối với Công ty đó là lô xi măng TOPHOME PCB40 đầu tiên đã ra đời. 1.1.3 Quy mô Công ty 7 Hiện nay, sản phẩm của TOPCEMT đã hiện diện tại 45 tỉnh thành trên cả nước với 33 khách hàng là nhà phân phối (DIS – Distributor), 751 cửa hàng vật liệu xây dựng bán lẻ (RTL – Retailer) giao dịch trực tiếp, cùng 782 đại lý cấp 1 thuộc hệ thống 33 Nhà phân phối tại địa phương. (Số liệu được tính đến 28.02.2019) Biểu đồ 2.1: Hệ thống phân phối Xi Măng của TOPCEMT 1.1.4 Tổ chức bộ máy quản lý Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức của Công ty Cổ phần Xi măng Đỉnh Cao 8 HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ TỔNG GIÁM ĐỐC GIÁM ĐỐC KINH DOANH GIÁM ĐỐC CHUỖI CUNG ỨNG GIÁM ĐỐC TIẾP THỊ GIÁM ĐỐC KỸ THUẬT GIÁM ĐỐC NHÂN SỰ GIÁM ĐỐC TÀI CHÍNH GIÁM ĐỐC CNTT Chức năng & nhiệm vụ phòng ban: Hội đồng quản trị: - Quyết định các chiến lược, kế hoạch phát triển trung và dài hạn các kế hoạch kinh doanh hằng năm của Công ty. - Quyết định phương án đầu tư và dự án đầu tư trong thẩm quyền và giới hạn theo quy định của Điều lệ Công ty. - Giám sát, chỉ đạo Tổng Giám đốc và người quản lý khác trong điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của Công ty. Tổng giám đốc: - Là người đại diện Pháp luật cho Công ty với chức năng tổ chức, điều hành, quản lý mọi hoạt động kinh doanh sao cho có hiệu quả nhất. - Có trách nhiệm xây dựng một Công ty không ngừng phát triển, có uy tín, có thể cạnh tranh trên thị trường. Tạo ra môi trường làm việc tốt và có tính thúc đẩy cao. - Xác định chiến lược, mục tiêu đầu tư, xây dựng kế hoạch và phương thức hoạt động của Công ty trong từng giai đoạn. 9 - Tổ chức các nguồn lực, mục tiêu hoạt động có hiệu quả để đảm bảo mục tiêu kinh doanh, bảo toàn và phát triển nguồn vốn được giao, điều hành thống nhất, đồng bộ các Bộ phận trong Công ty. Tài chính kế toán: - Có quyền và trách nhiệm liên quan đến các hoạt động về tài chính kế toán của Công ty. - Chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc về hệ thống kế toán, tài chính và ngân sách của Công ty. Tham mưu cho Tổng Giám đốc hạch toán kinh tế nhằm đảm bảo cho việc hoạt động sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao. - Phát hiện những sai phạm về thống kê, hạch toán tài chính để báo cáo cho Tổng Giám đốc xử lý, có quyền phê duyệt hay không phê duyệt với những khoản không có chứng từ rõ ràng đi kèm. - Phản ánh kịp thời, chính xác tình hình sản xuất kinh doanh hằng ngày, hằng tháng, hằng quý, hằng năm. Tổ chức quản lý tài sản, thực hiện chế độ kiểm tra, đánh giá định kỳ nhằm phát hiện kịp thời những tài sản hư hỏng và tổ chức lưu trữ tiền mặt cho Công ty. Chuỗi cung ứng: - Kiểm tra hàng tồn kho thường xuyên để xem xét tình hình NVL của Công ty, nếu thiếu thì phải lập kế hoạch mua hàng, nếu thừa thì nhanh chóng giải quyết tránh để quá lâu gây hư hỏng không sử dụng được. - Khi lập kế hoạch mua hàng cho Công ty thì lựa chọn Nhà cung cấp dựa vào 3 tiêu chí: giá cả, chất lượng, sự tin cậy trong bán và giao hàng. - Thực hiện đúng các quy định về mua hàng, kiểm tra hàng hóa khi mua về để bảo đảm đúng và đủ số lượng, chất lượng như đã ký kết ban đầu. Phải nắm rõ danh sách các lô hàng trong kho. - Nhận đơn đặt hàng từ Sales và xuất hàng. 10 - Kiểm tra, tính toán các kết quả khuyến mãi hằng tháng của tất cả khách hàng. - Xuất hóa đơn định kỳ để phục vụ cho việc Sales thu tiền khách hàng. Marketing: - Nghiên cứu tiếp thị, thông tin và tìm hiểu nhu cầu của khách hàng. - Lập hồ sơ thị trường và dự báo doanh thu. - Khảo sát hành vi ứng xử của khách hàng tiềm năng. - Phân khúc thị trường, xác định mục tiêu, định vị thương hiệu. - Xây dựng và thực hiện tốt các kế hoạch chiến lược Marketing như 4P: sản phẩm, giá cả, phân phối, chiêu thị; 4C: nhu cầu, mong muốn, tiện lợi và thông tin. - Đề ra các chính sách khuyến mãi, ưu đãi với từng loại khách hàng tiềm năng. - Tổ chức các sự kiện hằng năm cho toàn Công ty, khách hàng. Kỹ thuật: - Kiểm tra chất lượng, số lượng NVL - Kiểm tra quy trình sản xuất xi măng xem có phù hợp với tiêu chuẩn của từng loại xi măng hay không. Thí nghiệm để xác định độ mịn của xi măng trước khi đưa ra tiêu thụ ngoài thị trường. - Huấn luyện các Sales cơ bản việc bảo quản xi măng. - Tiếp nhận các thông tin phản hồi về chất lượng xi măng từ Sales. Công nghệ thông tin: - Hỗ trợ việc đưa thông tin về Công ty lên website nhằm phổ biến tới KH. - Hướng dẫn, giải đáp các thắc mắc cho các Nhân viên trong Công ty về các vấn đề liên quan đến công nghệ thông tin. 11 - Thiết lập hỗ trợ các phần mềm hỗ trợ cho Kế toán, xuất hóa đơn. Kinh doanh: - Mở rộng mạng lưới bán hàng, phát triển kinh doanh, đảm bảo thông tin liên lạc với các Quản lý kinh doanh tại các địa phương trên cả nước. - Thông báo đến các khách hàng về KM từng giai đoạn của Công ty. - Tiếp nhận các phản hồi, khiếu nại từ khách hàng và đề xuất hướng hỗ trợ cho khách hàng. - Giao hóa đơn đến các khách hàng và thu hồi công nợ. Nhân sự: Tính bảng lương cho từng nhân viên. Cấp phát trang thiết bị hỗ trợ công việc ở từng vị trí khác nhau. Thông báo việc nghỉ lễ cho toàn Công ty. Theo dõi, thống kê các ngày nghỉ phép của từng nhân viên. 1.1.5 Tổ chức bộ máy Kế toán 12 Sơ đồ 2.3: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán: Chức năng nhiệm vụ:  Kế toán trưởng: Phản ánh tình hình kinh doanh của doanh nghiệp, phân tích tình hình tài chính của doanh nghiệp, cung cấp các BCTC cho công ty (bảng CĐKT, báo cáo KQHĐKD, LCTT.  Kế tổng hợp:  Kiểm tra công tác thanh toán: Kiểm tra tất cả UNC & Phiếu chi vào thứ 2 hàng tuần- Kiểm tra tất cả các khoản tạm ứng của NV & các khoản nợ của KH - Kiểm tra tất cả các khoản nợ trả sau và trả trước của KH - Kiểm tra số dư của tất cả Ngân hàng & quỹ tiền mặt - Kiểm tra và nhập liệu chi phí Lương, BHXH, BHTY, thuế TNCN- Kiểm tra tất cả các tài khoản phát sinh - Đối chiếu số phải thu & phải trả nội bộ với chi nhánh - Liên hệ với người phụ trách chính của Ngân hàng về những vấn đề liên quan đến Ngân hàng. 13  Kiểm soát hàng tồn kho: Kiểm tra số tồn kho NVL & hàng hóa với DVKH, Logistic.  Kiểm tra & giám sát chính sách bán hàng và công nợ phải thu: Kiểm tra công nợ, hạn mức tín dụng với CS- Theo dõi & kiểm tra công nợ phải thu nội bộ với Chi Nhánh.  Theo dõi & quản lý TSCĐ, CCDC, thuế: Kiểm tra TSCĐ & CCDC - Tính khấu hao TSCĐ - phân bổ CCDC.  Xác lập Báo cáo tài chính: Kiểm tra bảng cân đối số phát sinh các tài khoản - Kiểm tra bảng cân đối kế toán- Kiểm tra bảng kết quả hoạt động kinh doanh và gởi cho Kế toán trưởng  Kế toán tại các chi nhánh:  Kiểm tra & theo dõi hàng tồn kho: Lưu trữ và kiểm tra chứng từ các đơn hàng, khuyến mại, khiếu nại thuộc khách hàng Miền Nam- Kiểm tra hóa đơn xem xuất có đúng kho, đúng số lượng bán, đúng giá bán, đúng định khoản hay không - Kiểm tra, đối chiếu báo cáo tồn kho của Logistics, DVKH và quyết toán gia công  Kiểm soát doanh thu bán hàng và nợ phải thu: Cập nhật công nợ, báo cáo cho ban điều hành vào thứ 3 hàng tuần - Nhận và kiểm tra sổ đối chiếu công nợ từ Sales - Kiểm tra doanh thu, chiết khấu, khuyển mãi và các khoản giảm trừ - Theo dõi hạn mức tín dụng của khách hàng, tuổi nợ, nợ xấu, đòi nợ thuê - Đối chiếu công nợ, khuyến mãi với DVKH vào đầu mỗi tháng - Lưu trữ tất cả các hóa đơn, chính sách bán hàng, khuyến mãi - Theo dõi về tình hình sử dụng, hóa đơn. Biên bản cấn trừ công nợ.  Kiểm tra, quản lý TS & tính chi phí phát sinh tại Chi Nhánh: 14 Cập nhật thông tin về chi phí trả trước- Theo dõi và tính phân bổ vào cuối tháng - Theo dõi Tài sản phát sinh tại chi nhánh  Kiểm tra, Báo cáo thuế, làm sổ kế toán & lập báo cáo nợ phải thu: Lập báo cáo thuế đầu ra của Công ty - Lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn của Công ty - Lập báo cáo thuế của chi nhánh (đầu ra, đầu vào và tình hình sử dụng hóa đơn) Kiểm tra hóa đơn xem xuất có đúng kho, đúng số lượng bán, đúng giá bán, đúng định khoản hay không - Lưu trữ tất cả các chứng từ, sổ sách thuộc phần hành phụ trách theo quy định.  Kế toán thanh toán: Tạo mã khách hàng - Nhận, kiểm tra & cập nhật chứng từ thanh toán của NCC vào phần mềm- Lập kế hoạch chi - Thực hiện tất cả giao dịch với ngân hàng. Lưu trữ tất cả chứng từ thanh toán và các hợp đồng liên quan. Liên hệ với người phụ trách chính của Ngân hàng về những vấn đề liên quan.  Kế toán thu tiền: Thu tiền khách hàng và các đối tượng khác. Theo dõi công nợ khách hàng. Lập báo cáo thu tiền hằng ngày và các báo cáo khác có liên quan khi có yêu cầu. Các hạn chế trong công tác Kế toán Thứ nhất, Do Công ty thực hiện gia công tại các nhà máy & xuất bán tại các nhà máy nên công tác xử lý và phát hành hóa đơn chưa kịp thời. Thứ hai, Dù triển khai Erp-SAP đã được hơn 7 năm nhưng việc tổ chức tài khoản hạch toán thông qua các trung tâm chi phí & phân bổ chi phí chưa hợp lý để phục vụ phân tích & có chiến lược bán hàng phù hợp với các trung tâm lợi nhuận. Thứ ba, tổ chức kế toán quản trị chưa được quan tâm đúng mực đến việc lập dự toán, quản lý khoản mục phí thông qua định mức, theo đó báo cáo quản trị chủ yếu được lập tự phát & thiếu đồng bộ.