Ineffective Cost Budgeting Process At Phuc Dat Land Joint Stock Company

1. Thông tin Luận văn thạc sĩ

• Tên Luận văn: INEFFECTIVE COST BUDGETING PROCESS AT PHUC DAT LAND JOINT STOCK COMPANY (Quy trình lập ngân sách chi phí không hiệu quả tại Công ty Cổ phần Địa ốc Phúc Đạt)
• Tác giả: LE THI KIM DUNG
• Số trang: 62
• Năm: 2017
• Nơi xuất bản: UNIVERSITY OF ECONOMICS HO CHI MINH CITY (Đại học Kinh tế TP. Hồ Chí Minh)
• Chuyên ngành học: MASTER OF BUSINESS ADMINISTRATION (Quản trị Kinh doanh)
• Từ khoá: Cost Budgeting Process, Ineffective Budgeting, Budget Variance (Quy trình lập ngân sách chi phí, Lập ngân sách không hiệu quả, Chênh lệch ngân sách)

2. Nội dung chính

Luận văn tập trung vào việc khám phá các nguyên nhân dẫn đến sự khác biệt đáng kể giữa ngân sách và kết quả tài chính thực tế trong năm 2015, 2016 và sự chậm trễ trong việc hoàn thành ngân sách năm 2017 tại Công ty Cổ phần Địa ốc Phúc Đạt. Để đạt được mục tiêu này, tác giả đã tiến hành các cuộc phỏng vấn chuyên sâu với những người có trách nhiệm cao trong công ty về vấn đề lập ngân sách, từ đó xác định vấn đề cốt lõi liên quan đến quy trình này. Kết quả nghiên cứu cho thấy quy trình lập ngân sách chi phí không hiệu quả đóng vai trò quan trọng trong vấn đề tham gia lập ngân sách và dẫn đến những khó khăn trong việc hoàn thiện ngân sách theo đúng thời gian đã định. Những phát hiện này được thảo luận chi tiết trong nghiên cứu, cùng với một số khuyến nghị cho công ty và ban quản lý nhằm cải thiện quy trình lập ngân sách và khả năng quản lý chi phí, từ đó đạt được kết quả tốt hơn, ảnh hưởng trực tiếp đến việc đánh giá hiệu suất của các phòng ban và toàn bộ công ty nói chung.

Phân tích tình hình cho thấy, sự khác biệt lớn nhất giữa chi phí thực tế và chi phí dự kiến nằm ở các khoản mục do phòng kỹ thuật kiểm soát như vật tư kỹ thuật, sửa chữa và bảo trì, hoặc cải tạo. Mặc dù sự khác biệt này đã được cải thiện trong năm 2016 so với năm 2015, nhưng mức chênh lệch trên 20% vẫn không thể chấp nhận được đối với việc đánh giá hiệu quả hoạt động của công ty trong tập đoàn Son Kim. Các cuộc phỏng vấn chuyên sâu với kế toán trưởng và trưởng phòng kỹ thuật đã làm nổi bật những điểm chính liên quan đến vấn đề lập ngân sách tại công ty. Kế toán trưởng chỉ ra rằng, mặc dù chi phí do phòng quản lý tòa nhà kiểm soát chiếm phần lớn trong tổng chi phí của công ty, nhưng lại ít có sự khác biệt giữa số liệu thực tế và số liệu dự kiến. Điều này là do sự ổn định của việc cho thuê tòa nhà, với một số chi phí như thuê tài sản, chi phí an ninh, chi phí vệ sinh, quan hệ khách hàng và các chi phí hoạt động khác gần như không đổi so với ngân sách. Tuy nhiên, trưởng phòng kỹ thuật cho biết, có nhiều sự kiện bất ngờ xảy ra trong năm như sự cố hệ thống điện, sửa chữa lớn một số tầng hoặc thay thế một số thiết bị cũ, dẫn đến chi phí vượt quá ngân sách đã được phê duyệt.

Các cuộc phỏng vấn tiếp theo với trưởng phòng tài chính của tập đoàn Son Kim và trưởng phòng quản lý bất động sản đã giúp xác nhận vấn đề cốt lõi. Trưởng phòng tài chính cho biết, ngân sách do hội đồng quản trị đưa ra dựa trên dữ liệu của năm trước và kế hoạch kinh doanh phát triển cho năm tài chính tiếp theo. Các cuộc họp được tổ chức giữa bộ phận tài chính và trưởng các phòng ban của công ty để thảo luận về ngân sách cuối cùng. Tuy nhiên, do áp lực từ các nhà đầu tư, ngân sách cuối cùng sẽ bị ảnh hưởng theo. Nhóm vận hành phải kiểm soát tốt chi phí thực tế để giảm thiểu các chi phí phát sinh. Ngân sách được thiết lập để đánh giá hiệu quả hoạt động của công ty, họ nhắm đến việc đặt doanh thu cao hơn một chút hoặc chi phí thấp hơn để đảm bảo nhân viên cố gắng hết sức để có được kết quả cao nhất với các nguồn lực sẵn có. Trưởng phòng quản lý bất động sản chia sẻ rằng, ông không được thông báo về bất kỳ quy trình nào trước khi chuẩn bị ngân sách. Chỉ có thời gian biểu được gửi cho tất cả các nhà quản lý, nhưng thay đổi nhiều lần do KPI sửa đổi do hội đồng quản trị gửi cho mỗi phòng ban để điều chỉnh ngân sách của họ. Ông cũng chỉ ra rằng đôi khi ông không hiểu hết tất cả các yêu cầu từ hội đồng quản trị, chẳng hạn như mục nào nên được điều chỉnh, mục nào nên được cắt giảm, do đó ông không điều chỉnh được ngân sách của phòng ban mình theo sự thay đổi mục tiêu của hội đồng quản trị và phải sửa đổi nhiều lần.

Từ những thông tin thu thập được từ các cuộc phỏng vấn với các cấp quản lý tại công ty và quan sát của tác giả, sự khác biệt đáng kể giữa ngân sách và chi phí thực tế bắt nguồn từ quy trình lập ngân sách chi phí không hiệu quả. Điều này xảy ra ngay từ đầu, khi các yêu cầu từ hội đồng quản trị chưa được hiểu đầy đủ. Quy trình được thực hiện mà không có các bước rõ ràng và các nhiệm vụ được phân bổ cho mỗi phòng ban hoặc người chịu trách nhiệm để tập hợp chúng trong quy trình lập ngân sách chi phí, để họ có thể xây dựng một kết nối mạnh mẽ giữa các phòng ban bằng cách trao đổi dữ liệu để dự báo các sự kiện tương lai liên quan đến hoạt động của họ. Hơn nữa, thời gian biểu không rõ ràng cho quy trình là một trở ngại cho các nhà quản lý để hoàn thành ngân sách của họ với kết quả chất lượng cao. Điều cần thiết là xây dựng một quy trình lập ngân sách chi phí phù hợp để thúc đẩy cả mục tiêu của công ty và trách nhiệm giải trình tài chính để đạt được một ngân sách tốt. Để xác nhận nguyên nhân của vấn đề, tác giả đã thực hiện khảo sát với các nhân viên cấp cao và quản lý liên quan đến quy trình lập ngân sách. Kết quả cho thấy, sự tương tác kém giữa các phòng ban đóng vai trò quan trọng trong chất lượng của quy trình lập ngân sách của công ty. Các khóa đào tạo cũng được đề cập là nguyên nhân ảnh hưởng quan trọng thứ hai đến sự thành công của quy trình, tiếp theo là việc thiếu trách nhiệm giải trình và thời gian biểu không rõ ràng.