Giải Pháp Gia Tăng Niềm Tin Của Nhân Viên Vào Sự Thay Đổi Khi Áp Dụng Phần Mềm Ibom Tại Công Ty Cp Xd Khang Hy

1. Thông tin Luận văn thạc sĩ

• Tên Luận văn: Giải pháp gia tăng niềm tin của nhân viên vào sự thay đổi khi áp dụng phần mềm iBOM tại Công ty CP XD Khang Hy
• Tác giả: Lê Thị Quỳnh Như
• Số trang: 125
• Năm: 2017
• Nơi xuất bản: Thành phố Hồ Chí Minh, Trường Đại học Kinh tế TP. Hồ Chí Minh
• Chuyên ngành học: Quản trị kinh doanh (Hướng ứng dụng)
• Từ khoá: Niềm tin của nhân viên, quản trị sự thay đổi, sẵn sàng thay đổi, phần mềm iBOM, Công ty CP XD Khang Hy.

2. Nội dung chính

Trong bối cảnh môi trường kinh doanh đầy biến động và cạnh tranh gay gắt, việc ứng dụng công nghệ thông tin đã trở thành chiến lược thiết yếu để nâng cao năng lực cạnh tranh cho các doanh nghiệp. Tuy nhiên, các nghiên cứu trước đây chỉ ra rằng có đến 60-80% các dự án thay đổi quy trình dựa trên ứng dụng công nghệ thông tin đã thất bại, trong đó nguyên nhân cốt lõi thường không nằm ở công nghệ mà ở yếu tố con người, đặc biệt là phản ứng và niềm tin của nhân viên đối với sự thay đổi. Đây là một vấn đề thường được nghiên cứu trong Mô hình lý thuyết phổ biến sự đổi mới (IDT). Công ty Cổ phần Xây dựng Khang Hy, với đặc thù dự án trải dài và hệ thống quản lý truyền thống nặng tính giấy tờ, đã quyết định đầu tư vào phần mềm quản lý iBOM nhằm tối ưu hóa quy trình, nhưng cũng đối mặt với nguy cơ thất bại tương tự. Nhận thức được tầm quan trọng của yếu tố con người, luận văn này tập trung vào việc đánh giá mức độ niềm tin của nhân viên đối với sự thay đổi khi áp dụng phần mềm iBOM và từ đó đề xuất các giải pháp nhằm gia tăng niềm tin, nâng cao khả năng triển khai thành công. Luận văn sử dụng khung lý thuyết về sự sẵn sàng cho sự thay đổi, đặc biệt là thang đo niềm tin của nhân viên (OCRBS) của Armenakis et al. (2007) với năm yếu tố chính: nhu cầu thay đổi, sự phù hợp, tính khả thi, sự hỗ trợ từ lãnh đạo và tổ chức, và giá trị đối với bản thân.

Thực trạng niềm tin của nhân viên tại Công ty Khang Hy đối với việc áp dụng phần mềm iBOM được khảo sát thông qua thang đo OCRBS đã cho thấy một bức tranh đáng lo ngại. Kết quả khảo sát trên 104 nhân viên cho thấy mức độ niềm tin chung chỉ đạt 62% (ở mức trung bình), không có yếu tố niềm tin nào đạt mức cao. Cụ thể, niềm tin về giá trị đối với cá nhân khi thay đổi là thấp nhất (56%), tiếp theo là niềm tin về sự phù hợp của phần mềm iBOM (59%), sự hỗ trợ từ lãnh đạo (61%) và tính khả thi (62%). Mặc dù niềm tin về nhu cầu thay đổi đạt mức khá hơn (74%), điều này vẫn chưa đủ mạnh mẽ để thúc đẩy sự cam kết. Phân tích sâu hơn cũng chỉ ra rằng một số quản lý cấp cao và cấp trung thờ ơ với dự án, và có sự khác biệt rõ rệt giữa nhận thức của lãnh đạo về sự hỗ trợ và cảm nhận của nhân viên. Đặc biệt, nhóm nhân viên làm việc lâu năm thường có niềm tin thấp hơn về sự cần thiết và tính khả thi của sự thay đổi. Tình trạng này tiềm ẩn nguy cơ cao về sự kháng cự gián tiếp, trì hoãn thực hiện, hoặc thiếu đóng góp tích cực từ phía nhân viên, ảnh hưởng nghiêm trọng đến tiến độ và chất lượng triển khai phần mềm iBOM.

Trước thực trạng niềm tin thấp và yêu cầu cấp bách về thời gian triển khai (mục tiêu vận hành chính thức vào đầu năm 2018), luận văn đề xuất một chiến lược hành động tổng thể trong ba tháng cuối năm 2017 theo hướng thúc đẩy mạnh mẽ các hoạt động truyền đạt thuyết phục và lôi kéo sự tham gia. Lý thuyết Niềm tin cảm tính (Inspired Confidence Theory) có thể cung cấp thêm cái nhìn sâu sắc về cách xây dựng niềm tin này. Đầu tiên, để giải quyết vấn đề thờ ơ của quản lý, Tổng giám đốc sẽ trực tiếp thực hiện phỏng vấn tạo động lực với các quản lý cấp cao và cấp trung chưa quan tâm, nhằm khơi gợi nhu cầu thay đổi và cam kết của họ. Tiếp theo, đội dự án triển khai phần mềm iBOM sẽ được điều chỉnh, bổ sung thêm các thành viên chủ chốt có năng lực và tầm ảnh hưởng như Phó Tổng giám đốc (kỹ thuật) và một Chỉ huy trưởng, đồng thời làm rõ quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên để đảm bảo hiệu quả hoạt động. Các buổi đào tạo sử dụng phần mềm cũng sẽ được cải thiện, không chỉ tập trung vào hướng dẫn kỹ thuật mà còn nhấn mạnh rõ ràng về nhu cầu thay đổi, những ưu điểm và sự phù hợp của iBOM với tình trạng công ty, cũng như các lợi ích cụ thể mà nó mang lại.

Cuối cùng, để củng cố niềm tin và khuyến khích sự tham gia tích cực của nhân viên, luận văn đề xuất một loạt các biện pháp thiết thực. Một mô hình nghiên cứu về động viên nhân viên có thể được áp dụng để tăng cường hiệu quả. Các hình thức truyền đạt thông điệp trực tiếp (bài phát biểu của Tổng giám đốc) và gián tiếp (video, poster, slogan) sẽ được triển khai để lan tỏa tinh thần ủng hộ sự thay đổi, khẳng định sự cam kết của lãnh đạo và truyền tải các giá trị mà sự thay đổi mang lại. Một kênh tiếp nhận phản hồi hiệu quả, sử dụng phần mềm Jira, sẽ được thiết lập để nhân viên dễ dàng báo cáo lỗi, đề xuất cải tiến và theo dõi tiến độ xử lý, tạo điều kiện cho sự tham gia chủ động và minh bạch. Đồng thời, một chương trình khen thưởng rõ ràng và hấp dẫn sẽ được xây dựng cho các ý tưởng cải tiến, sự đóng góp tích cực và hiệu quả công việc vượt trội, nhằm gia tăng niềm tin của nhân viên vào những giá trị vật chất và tinh thần mà họ sẽ nhận được từ sự thay đổi. Mục tiêu của những giải pháp này là biến sự kháng cự tiềm tàng thành sự đồng thuận và hợp tác, giúp Công ty Khang Hy vượt qua thách thức triển khai và đạt được thành công bền vững.